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GTD

1-1. Outlook과 OneNote의 용도

1-1. Outlook과 OneNote의 용도

by Kyoungsoo Jeon

7 months ago


오늘부터 매주 수요일에 "Outlook과 OneNote로 스마트한 업무 시스템 만들기"란 주제로 블로그 연재를 시작합니다.

본 연재 강의는 제가 10년전부터 기업에서 진행 중인 워크샵과 오피스튜터에서 서비스 중인 온라인 과정을 글로 정리한 것입니다.

업무를 처리하다 보면 굉장히 많은 정보를 다루게 됩니다. 이런 정보들을 하나로 통합하고, 통합한 정보들을 어떻게 처리할 지를 David Allen 이 창시한 GTD라는 방법론을 통해 해결하고, 실천 도구로 업무용 필수 프로그램인 Outlook과 OneNote을 활용하여 스마트하게 적용하는 노하우를 오늘부터 여러분께 공유하고자 합니다.

이미 말씀드렸다시피 시중에 나와있는 여러가지 앱 들 중 저는 Outlook과 OneNote를 선택하였습니다. 오늘 첫 강의는 왜 이 제품을 채택했는지 그 이유를 설명드리는 시간이 될 것입니다.

최소 몇 달간 연재될 본 강의를 마무리할 때 쯤이면 여러분들은 Outlook과 OneNote에 GTD를 적용하는 방법이 완벽히 파악하게 되실 겁니다. 그리고 GTD가 반영된 정보들을 한눈에 파악할 수 있는 대시보드를 꾸미는 방법도 마스터하시게 됩니다.

제 연재 강의는 Microsoft Office 및 Office 365로 업무를 처리하는 분들에게 유용합니다. 또한 회사나 조직에서 가장 높은 위치에 있는 대표님부터 팀장 및 모든 지식 근로자들까지 모든 분들을 대상으로 하고 있습니다. 특히 Office 365가 도입된 환경하에서 어떻게 하면 일을 잘 처리하고 생산적으로 일을 할 수 있을지에 고민이 많은 분들이라면 여러분의 기대를 충분히 달성할 수 있을 것입니다. 단, 끝까지 내용을 습득하신 다음 최소 1년 동안 실천을 하셔야 습관이 들면서 비로서 효과를 보실 겁니다.

본 과정은 크게 다섯 단계로 이루어져 있습니다.



첫번째는 전반적인 내용을 소개하는 부분입니다.
두번째는 정보를 어떻게 수집하는 것이 좋은지를 설명 드립니다.
세번째는 수집한 정보를 어떤 방식으로 처리하는 것이 좋을지를 알려드립니다. 이 때 실행시스템을 살펴보게 되며, 이 실행시스템은 큰 숲을 보는 부분과 나무를 보는 부분 이렇게 둘로 나눠져 있습니다. 여러분이 배우실 GTD 는 나무 부분을 처리하는 부분이라고 보시면 되겠습니다.
처리가 마무리 됐으면 네번째로 정기적으로 리뷰를 하셔야 하는데요, 보통 1주일 단위로 리뷰를 하게 되며 본 과정에서 꾸며보는 Outlook 대시보드를 통해 리뷰하는 방법을 설명 드립니다
마지막으로 에필로그로 마무리를 짓겠습니다.

1장. Outlook과 OneNote의 용도

저는 GTD를 적용하는 도구로 Outlook과 OneNote를 추천했습니다. 왜 그런지 이제 그 이유를 살펴보도록 하겠습니다.

여러분의 일상은?




위 그림에서 여러분들이 아침에 출근해서 저녁에 퇴근할 때까지 어떤 정보들을 다루고 있는지 나열을 해보았습니다.
아침에 출근을 하면 여러분들은 회사에 구축된 업무 시스템에 접속을 합니다.
접속을 하면 첫번째로 다양한 통신(Communication)을 하게 됩니다
이메일이 들어오면 제목을 살펴보고 필요에 따라 메일을 연 다음 답변을 작성하고 회신합니다. 또는 메신저로 알림이 들어오면 메시지를 살펴보고 대화를 나눕니다.
만약 미팅에 참석했다면 빔 프로젝터에 프레젠테이션을 띄워 놓고 발표를 하면서 서로 의견 교환을 합니다.
여러분들이 의사 결정권자라면 미팅 중 혹은 미팅 후 그리고 책상에서 이메일로 들어온 여러가지 중요한 정보들을 살펴보고 심사숙고 후 결정을 내립니다.
여러분이 팀원이라면 지시받은 업무를 처리한 후 보고서를 작성합니다.
다양한 업무를 처리하는 도중에는 스크랩고 하고, 노트 필기도 하며, 보고서를 작성하는 중에는 기존에 있던 것들을 재사용하기도 하면서 최종 정리된 내용은 인트라넷에 게시도 합니다.
상황에 따라서는 문서를 혼자만이 아닌 여러 사람과 협업을 통해서 마무리 하기도 합니다. 공유한 문서에 주석도 달기도 하고, 공동으로 편집도 하고 시각화 자료를 함께 보면서 분석도 합니다.
이러한 일련의 작업들은 순차적으로 일어나기도 하고 각 단계별로 단절되어 일어나기도 합니다.
아무튼 이와 같이 다양한 일들은 인터넷이 상시 연결된 여러분의 컴퓨터 모니터 화면을 보면서 처리됩니다.

업무, 업무, 업무 그리고 기록

지금까지 업무에 수반된 다양한 업무 활동을 살펴보았습니다. 그런데 업무를 하게 되면 반드시 따라오는 것이 기록입니다.
모든 조직은 참 많은 미팅을 하는데요, 미팅을 잡고 미팅 후 또 다른 약속을 잡거나, 갑자기 전화가 와서 약속을 잡거나, 메일로 요청이 와서 일정을 잡거나 등등 이렇게 잡힌 모든 약속은 달력에 기록을 해둡니다.
업무를 하면서도 다양한 메모를 하게 되고, 미팅에 참석하면 회의록도 작성을 해둡니다.
그런데 이렇게 다양한 기록을 매일 매일 기록하다 잠시 짬을 내어 주변을 돌아보면 메모장, 다이어리, 포스트잇, 워드 문서, 이메일, 화이트 보드 등 굉장히 많은 도구를 사용하고 있다는 것을 느끼게 됩니다.

직면한 문제

그러다 보면 어떤 문제가 발생할까요?
업무를 진행하면서 자연스럽게 여러 기록이 남게 되는데 이 부분이 여기저기에 나눠져서 기록이 되다 보니 어디에 기록을 했는지 그 위치를 잊어버리게 되고, 기록에 따라 업무 집행을 하고, 집행한 후에 또 모니터링을 계속 해야 되는데 잘 찾지 못하고 점점 더 업무는 복잡해지고 소요 시간은 점점 더 늘어나 업무가 힘들게 느껴지게 됩니다.
결과적으로 기록하는 수단이 늘어나면 늘어날수록 나중에 이를 찾는 시간도 배로 증가함을 알 수 있습니다.
이글을 읽고 계시는 분들 중 다이어리나 플래너를 사용하고 계시는 분도 있고, 스마트폰 앱을 사용 중인 분도 있을 겁니다. 또 컴퓨터나 노트북의 내 문서, 인트라넷 상의 여러 공용 파일 폴더 등에서 여러분이 그동안 처리한 업무 및 앞으로 처리해야 될 일들을 기록해 둔 곳이 다수 있을 겁니다. 결국 원하는 정보를 다시 찾아내는 부분에 많은 시간이 소비되고 있다는 것에 다들 동의하실 겁니다.

이제 저와 같이 함께 진단을 해보겠습니다.

어디에 기록/수집 하시나요?

그림을 보면 아침에 일어나서 잘 때까지 다양한 상황이 나열되어 있습니다.
각각의 상황이 되었을 때 여러분은 어디에 기록을 하시는지요?



그림과 같은 시트가 여러분의 책상에 놓여 있다고 가정을 하고 하나씩 각 상황별로 기록하는 도구를 작성해 보시기 바랍니다.
아침에 일어나서 샤워를 할 때 혹은 화장실에서 신문을 펼쳐보다가 아니면 스마트폰에서 뉴스앱을 살펴보는 도중 여러분의 업무와 관련된 아이디어가 떠올랐거나 스크랩을 할 상황이 발생했습니다. 그러면 어디에 기록을 해두어야 이 부분을 놓치지 않고 까먹지 않을 수 있을까요?
또 출근할 때 여러분은 어떤 도구를 휴대해서 정보를 수집하고 아이디어를 기록하거나 스크랩을 하십니까?
교통수단을 이용해서 사무실에 도착한 다음 책상에 앉았습니다. 업무 시간 중에는 주로 어떤 내용들을 수집하고 어디에 기록을 하십니까?
잠시 짬이나서 산책을 할 때 아니면 차로 이동 중 일때 또는 미팅 중이거나 약속을 잡아서 누구를 만났을 때 떠오른 생각이나 대화 내용은 어디에 기록을 하십니까?
퇴근을 하고 집에 와서 소파에 앉았습니다. TV를 켰는데 마침 관심이 가는 다큐멘터리를 방영하고 있습니다. 만약 내용이 제가 하고 있는 업무와 관련이 있거나 올해 세워둔 목표하고 관련이 있는 정보가 나왔습니다. 어디다 기록을 하시겠습니까?
올해는 가족과 함께 시간을 내어 해외 여행을 가기로 했는데 채널을 돌리다 홈쇼핑 채널에서 마침 가고 싶었던 곳을 파격가로 제공하는 여행 상품을 소개하고 있습니다. 이 경우 일단 전화로 예약을 해 둔 다음 최종 결정을 위해 인터넷도 뒤지고 비교도 좀 해보기 위해 여러 상품을 검색해서 스크랩을 해 두어야 합니다. 어디에 기록을 하시겠습니까?
마지막으로 잠을 자는 도중 꿈에 돌아가신 조상님이 나오셔서 번호를 차례로 불러주었습니다. 아마도 로또 번호가 되겠죠? 이때도 잠에서 깨자 마자 기록을 해야 까먹지 않을 것입니다. 어디다 기록하시겠습니까?
이렇게 상황별로 여러분이 기록하는 도구를 나열하다 보면 매우 다양한 곳을 여러분의 기록 저장소로 사용하고 있다는 결과가 나올겁니다.

그림과 같이 여러분의 책상 위, 여러분들의 주머니, 가방, 책장, 캐비닛, 심지어는 냉장고에 자석으로 각종 쿠폰도 붙여 놓고, 서재, 부억 등등 굉장히 많은 곳에 다양하게 기록 저장소가 분산이 되어 있다라는 것을 알 수 있습니다. 정말 생각보다 다양한 곳에 여러분의 할 것들이 분산되어 있습니다.

스트레스, 스트레스 그리고 스트레스

이제 아래 그림을 살펴보죠.



여러분의 책상이 이와 같은 모습이라면 얼마나 정신이 혼란스러울까요?
방해 요소가 한 두가지가 아닙니다. 전화도 걸려와 있고, 컴퓨터도 켜져 있고, 아직 처리되지 않고 있는 여러가지 문서들 그리고 휴지통에 가야할 문서들... 또한 상사도 와서 간섭을 하고 있죠.
여러분이 지금 상황이 이렇다면 어떻겠습니까?
아마도 머리가 폭발하기 일보 직전일 겁니다.


결과적으로 여러분들의 머리를 말끔히 비워야 다시 상쾌한 마음으로 업무에 임할 수 있습니다. 말끔히 비우고 다시 채우기 위해서는 신뢰할 만한 수납 공간과 정리 정돈 방법에 대한 학습이 필요하다는 것을 느끼실 겁니다.
아마도 여러분이 시간을 내어 이 글을 읽고 계시는 이유도 여러분의 머리와 할 일들을 깔끔하게 정리 정돈을 하고자 하기 때문일 것입니다.
그럼 이제 여러분이 앞으로 해야 할 모든 목록들, 무심결에 스크랩해 놨던 수많은 정보들, 그리고 계속 알림이 울리는 톡이나 메신저, 한 시간이 멀다 하고 쌓여가는 이메일 등등을 어떤 식으로 분류하고 처리를 하면 좋을지 알려드리겠습니다.
알려 드리기전에 잠깐 저와 함께 생각을 해보는 시간을 가져 볼까요?

과연 이 모든 것들을 어떻게 분류해야 될까요? 일단은 뭐부터 버릴까요? 아니지 혹시 나중에 다시 찾을 지 모르니 버리기는 아쉽고 그냥 보관을 할까요? 아니면 우선 급한 것부터 먼저 처리하고 나머지는 좀 나중으로 미룰까요? 등등 여러가지 생각이 맴도실 겁니다.

그럼 전 어떤 답을 준비를 했을까요?

그림과 같이 정답을 일단 가려 두었습니다.
잠시 여러분과 좀 더 생각하는 시간을 갖고자 하기 위해서 입니다. 그래야 정답을 공개할 때 여러분의 기억에 확실히 각인이 될 테니까요.
그리고 바로 이 부분이 Outlook과 OneNote로 스마트한 업무 시스템을 만든다는 것에 대한 가장 중요한 컨셉이기도 합니다.
핵심은 두 가지로 나눠서 관리 하는 것입니다.
부연하자면 쏟아지는 모든 정보는 특정 기준에 따라 한가지 정보와 다른 한가지 정보로 나눠서 관리를 하면 된다! 라는 부분입니다.

자 그럼 정답을 공개하겠습니다.


정답은 "실행" 정보와 "참조" 정보로 나눠서 관리를 하면 된다! 라는 것입니다.
부연해서 설명하자면 "할 것(To Do list)"과 "보관할 것(Reference)" 으로 나눈다! 라는 것입니다.
그럼 여기에 포함되지 않는 것들은 어디로 가야 할까요?
휴지통으로 가거나 애초부터 휴지통으로 갈 것들은 아예 들어오지 않게 방어막을 견고하게 쳐 두면 됩니다. 그래야 처리하는데 드는 시간이 절약될 수 있으니까요.
방어막을 쳤는데도 뚫고 들어온다고 하면 어쩔 수 없이 이렇게 들어온 정보들을 정기적으로 "할 것" 과 "안할 것", 즉 "보관할 것" 으로 분류하면 됩니다.

따라서 "할 것" 과 "보관 할 것" 으로 잘 나눠서 수납해두고 이를 관리하는 것이 제 강의의 핵심이 되겠습니다.

그림과 같이 여러분들의 캘린더에다 적어 두는 약속, 다이어리나 스마트폰 앱에 기록하는 할 일 목록/작업(To-do list), 굉장히 많은 단계의 작업으로 이루어진 합쳐진 프로젝트는 "실행" 정보가 되고
회의록이나 스크랩, 보고서 등은 모두 나중에 참고를 하기 위해서 관리하는 "참조" 정보가 됩니다.
이제 이렇게 두 가지로 분류해서 잘 관리를 하면 복잡한 머리속을 좀 정리 정돈할 수 있겠구나! 하는 희망이 생기셨나요?

그럼 제가 왜 강의 제목을 "Outlook과 OneNote로 스마트한 업무 시스템 만들기"라고 정했는지에 대한 단서도 얻으셨으리라 생각합니다.

달력, 작업 등 실행 정보를 주로 담고 있는 도구는 바로 Outlook입니다. Outlook을 이메일 프로그램으로만 생각하시는 분이 생각보다 많은데 사실 Outlook에는 일정, 작업, 연락처도 포함되어 있습니다.
"실행 시스템"에서 제일 중요한 도구인 "캘린더"와 "할 일 목록"을 관리하는 기능이 Outlook에 있기 때문에 실행 정보는 주로 Outlook으로 관리를 하고 대시보드도 Outlook 캘린더를 중심으로 해서 꾸미게 됩니다.
떠오른 아이디어를 바로 기록하거나 웹서핑을 하는 도중 스크랩을 하는 앱이 여러 종류가 있습니다만 마이크로소프트에서도 이를 편리하게 처리해주는 노트 앱이 있습니다. 바로 OneNote라는 앱입니다.
따라서 Outlook과 OneNote를 사용하면 여러분이 어떤 정보라도 빈틈없이 잘 모아 둘 수가 있게 됩니다. 수집을 잘 해둔 다음 실행 정보는 Outlook 쪽으로 몰고 참조 정보는 OneNote쪽으로 모아두면 되는 것입니다.
이제 두 개의 도구만 잘 배우고 활용하시면 되겠다는 믿음이 생기셨나요?
제가 왜 Outlook과 OneNote를 추천하는지 이제 동의가 되셨는지요.

동의가 되셨다면 오늘은 이만 마무리하고 다음주에는 이 도구를 잘 활용하게 도와주는 GTD 방법론에 대해 설명을 드리겠습니다.

오늘 연재한 내용을 동영상으로도 시청하실 수 있습니다.
조직내 동료에게 전파하고자 하시는 분은 아래 유튜브 동영상 링크도 참고해 주시기 바랍니다.
https://youtu.be/HUH0uFosNHA



연재되는 전체 아티클은 퓨쳐리스트(Futourists) 블로그를 통해서 살펴보실 수 있습니다.
https://www.futourists.net/blogs/gtd

본 아티클과 관련된 토론은 페이스북과 링크드인의 "Office 365로 스마트한 조직 만들기" 그룹에서 진행합니다. 질문이나 의견을 남기실 분은 아래 그룹에 방문해 주시기 바랍니다.

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