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office365

1-1. Office 365의 이해

1-1. Office 365의 이해

by Kyoungsoo Jeon

3 months ago


1장. Office 365의 이해 및 시작하기

오늘부터 매주 화요일에 "Office 365 기초에서 활용까지"란 주제로 블로그 연재를 시작합니다.

본 연재 강의는 Microsoft MVP로 활동 중인 송윤희 강사님이 Future Workers Club에서 지난 2년 동안 시즌1,2로 진행한 웹캐스트를 각색하여 정리한 것입니다.

Office 365 를 처음 접하는 분들을 대상으로 Office 365가 무엇인지에 대한 기본적인 이해부터 시작해서 Office 365 에서 제공되는 다양한 서비스들의 활용까지, Office 365 에 대한 전반적인 내용을 1년 이상 지속적으로 연재를 할 예정입니다. 이제 막 Office 365 도입을 검토하고 계시거나 도입한 사용자라면 Office 365를 효과적으로 잘 사용할 수 있는 다양한 노하우를 본 연재 강의를 통해 얻으실 수 있을 것입니다.

1장에서 다루게 될 주제는 다음과 같습니다.

우선 Office 365 가 무엇인지 살펴보고, 그 다음 개인 사용자, 중소기업 그리고 엔터프라이즈 기업별로 제공되는 다양한 구독 플랜에 대해 살펴보도록 하겠습니다.

이렇게 Office 365 에 대한 기본적인 이해가 끝나고 나면 Office 365에 로그인을 해서 Office 365의 화면을 살펴보겠습니다.

업무를 진행하기 위해 자주 사용하는 Word, Excel, PowerPoint 등의 프로그램을 설치하는 작업을 시작으로 Office 365 에서 제공되는 다양한 서비스 들이 무엇이 있는지 살펴보도록 하겠습니다.

추가로 Office 365 의 배경 테마를 설정 한다거나 개인 암호를 변경 한다거나 Office 365 에 개인 환경을 설정하는 방법 살펴봅니다. 마지막으로 Office 365 를 사용하다가 궁금한 점이 생길 경우 Office 365 의 도움말을 어떻게 할용하는지 살펴보도록 하겠습니다.

1. Office 365의 이해

그럼 오늘은 Office 365가 무엇인지에 대한 부분부터 시작하도록 하겠습니다
Office 365의 이해를 돕기 위해 현재 우리의 업무 방식과 향후 우리가 지향해야 하는 업무 방식에 대한 내용을 먼저 살펴보도록 하죠.

그림에 보이는 숫자는 무엇을 의미할까요?

비효율적인 업무 프로세스로 인해서 매주 직원당 5.3 시간이 낭비되고 있고 3분의 2에 해당하는 사람들이 자신의 주변에 알고 싶어하는 해답이 있다는 걸 알지 못한다고 합니다.

또한 42% 의 사람들이 최소한 매주 한번은 잘못된 데이터로 의사결정을 내리고 있다고 합니다. 마지막으로 적절한 정보와 전문지식을 찾느라 매일 2시간씩 시간을 낭비하고 있다고 합니다.

아마도 평균을 낸 것이겠지만 이 수치만 보더라도 우리가 일하고 있는 일상 중 얼마나 많은 시간의 낭비 에너지의 낭비가 일어나고 있는지 알 수 있습니다.

정말 우리가 이렇게 업무를 비효율적으로 진행하고 있나? 하는 의심이 들수도 있으니 조금더 자세한 설명을 드리도록 하겠습니다.

비효율적인 업무 프로세스로 인한 업무 시간 낭비

첫번째, "비효율적인 업무 프로세스로 인해서 많은 업무 시간이 낭비되고 있다" 에 대해 말씀드리겠습니다.

지금 그림에 보이는 일정표는 영업 팀 이 팀장의 하루 일정표입니다.

이팀장은 아침에 출근해서 잠깐 미팅을 한 다음, 고객사 미팅을 위해서 1시간 정도 이동을 한 다음, 광화문에 있는 A사에 도착을 했습니다. 미팅을 30분 정도 하고 다음 고객사의 미팅 장소로 이동할 때까지 공백 시간이 좀 많이 남게 되는 것을 알 수 있습니다. 그러나 특별히 할 일이 없기 때문에 남는 시간을 주변에서 그냥 보내게 됩니다.

다음 장소로 미팅을 하기 위해 다시 이동하는 시간에도 어쩔 수 없이 들어가는 이동 시간도 있지만, 결국 남는 공백 시간이 발생하게 되고 이 시간 동안 아무것도 할 수 없기 때문에 그냥 주변에서 시간을 보내게 됩니다.

3건의 미팅을 마치고 난 후 회사로 돌아와 미팅을 하면서 받았던 질문에 대한 피드백을 하기 위한 자료를 정리하고, 하루종일 외근 때문에 밀린 업무를 처리하느라 야근을 하고 10시쯤 퇴근을 합니다.

이제 이 팀장의 하루 일과를 좀 정리해 보도록 하겠습니다.

어쩔 수 없이 소요되어야 했던 회의 시간 2시간 30분, 그리고 이동시간 2시간 그리고 중간 중간에 업무를 처리했으면 좋았을 공백시간이 3시간 정도 있습니다.

마지막으로 회사로 돌아와 야근을 한 시간이 4시간입니다. 만약 이 공백 시간에 업무를 처리할 수 있었다면 퇴근 시간이 훨씬 단축될 수 있었을 것입니다.

요즘은 스마트워킹을 하는 분들이 많이 계시니까 "어? 왜 공백 시간에 업무를 하면 되지 않나?" 라고 생각하는 분들도 많이 계시겠지만 스마트워크를 할 수 있는 노트북/태블릿 장비의 지원이나 모바일 환경에서의 인트라넷 서비스가 완벽하게 구축되어 있지 않고 예전과 같은 업무 방식으로 업무를 하고 있다면 공백 시간은 어쩔 수 없이 그냥 버리는 시간이 될 수 밖에 없습니다.

그래서 이와같은 비효율적인 프로세스로 인해서 낭비되는 시간들을 제거하려면 스마트워크를 도입할 수 밖에 없는 것입니다.

스마트워크의 정의

그럼 스마트워크에 대한 정의를 한번 해보도록 하겠습니다. 인터넷을 검색해 보면 다양한 정의가 있지만 여기서는 매일경제용어사전의 정의를 참고하겠습니다.

스마트워크란 종래의 사무실 근무를 벗어나 언제 어디서나 효율적으로 일할 수 있는 업무 개념 을 뜻하며 스마트워크에는 모바일 기기를 이용해 업무를 수행할 수 있는 모바일 오피스,영상회의 시스템 등을 활용하는 원격근무 재택근무 등이 포함된다 라고 나와있습니다.

이미 스마트워크에 대한 개념이 많이 대중화 되었기 때문에 여러분 모두는 이렇게 부연 설명을 하지 않아도 다들 알고 계실 겁니다.

만약 스마트워크가 가능했다면 방금전 이 팀장은 3시간의 공백을 업무에 충분히 활용할 수가 있었을 겁니다. 따라서 스마트워크가 가능해진다면 우리의 비효율적인 업무 프로세스가 조금은 감소가 될 것이라고 말씀을 드렸습니다.

다양한 기업들이 현재 스마트워크를 업무에 도입하고 있습니다. 국내 기업 중 한 곳인 포스코에서는 이미 2011년부터 스마트워크센터를 구축해서 본인의 고정 좌석이 있는 것이 아니라 스마트워크 센터에 출근해 본인이 앉고 싶은 아무 자리에서나 업무를 진행하고 마음대로 이동할 수 있도록 근무 환경을 제공하고 있습니다.

원하는 해답은 바로 가까이에 있지만 찾지 못한다.

두번째, "3분의 2의 사람들이 자신이 알고 있는 해답이 바로 가까이에 있다는 것을 알지 못한다" 라고 되어 있는데 예를 하나 들어보겠습니다.

제가 예전에 건설업을 주업종으로 하고 있는 회사에 강의를 진행한 적이 있습니다. 이 건설사는 지금까지도 해외 프로젝트를 다수 수주해서 마무리까지 아주 잘 진행을 하고 있습니다. 그런데 어떤 직원이 토로하기를 몇년 전 진행했던 동일한 유사한 프로젝트가 다른 곳에 생겨 그때 쌓인 노하우를 살펴보기 위해 자료를 찾았더니 자료가 없거나 있더라도 쉽게 찾을 수가 없었다고 합니다. 근무했던 직원이 그만둔 경우도 있고, 직원이 있더라도 그 때 업무를 진행하면서 기록해 놓았던 파일들이 이 곳, 저 곳에 모두 나누어져 있기 때문에 자료를 찾는데 너무나도 많은 시간이 걸리더라는 거죠.

만약 프로젝트를 진행하면서 여러명이 한번에 커뮤니케이션할 수 있는 네트워크상의 단일 보관 장소가 있었다면 그 곳에 모든 노하우가 축척이 되어 있었을테고, 그 위치만 알고 있다면 언제 어떤 프로젝트가 다른 누구에 의해서 진행되더라도 그때 진행했던 프로젝트를 검색하여 축적된 노하우를 그대로 활용할 수가 있었을 것입니다.

따라서 비효율적인 업무 방식을 개선하기 위해서는 효과적으로 데이터를 저장, 검색할 수 있는 인프라가 필요한 것을 알 수 있습니다.

매주 한번 잘못된 데이터로 의사결정을 내리고 있다.

세번째, "42% 의 사람들이 최소한 매주 한번 잘못된 데이터로 의사결정을 내리고 있습니다"라는 내용입니다.

지금 그림으로 보고 계신 자료는 각 부서의 실적을 정리하는 자료 입니다.
이 자료로 차트를 만들어 한 눈에 쉽게 이해할 수 있도록 시각화해서 자료들을 정리를 합니다.

이때 중요한 건 각 팀에서 원시 데이터를 취합하는 작업을 해야할텐데요, 기존의 업무 프로세스를 보면 각각의 담당자들이 자료를 올리고, 그 자료를 다시 팀내 누군가가 취합을 하고, 취합된 자료를 다시 또 상위 부서에서 데이터를 받아서 취합하는 누군가가 또 있는 경우가 있다는 것입니다.

몇 번에 걸쳐서 데이터의 취합이 이루어지기 때문에 당연히 데이터가 취합 될때까지 시간이 많이 걸릴 수 밖에 없습니다.

만약 제가 이 회사의 대표라면 빠르게 정확한 데이터로 현재의 상황을 파악하고, 그걸 토대로 의사결정을 내리고 싶을 텐데 "최근 실적 한번 봅시다" 라고 했을 때 걸리는 시간이 너무 길다면 계속해서 기다릴 수 없기 때문에 결국 포기하고 기존의 데이터로 의사결정을 내릴 수 밖에 없는 것입니다.

좀 극단적인 예를 들었을 뿐, 이렇게 우리가 업무를 진행할 때 이런 형태의 작업들이 계속 반복되다 보면 잘못된 의사 결정 뿐만 아니라 업무에 걸리는 시간도 계속 지연되기 마련입니다.

만약 각 팀의 담장자들이 공유 파일을 하나 만들어 놓고 누구나 동시에 접속해서 본인 팀의 데이터들을 수시로 업로드할 수 있었다면 파일 하나만 한 장소에 올려놓으면 데이터 취합은 아주 쉽게 이루어질 수 있을 것입니다.

업무를 수행할 때 필요한 필수 프로그램 및 서비스

지금까지 기존 업무 방식에 대한 문제점을 설명 드렸는데 이 문제점이 결국은 우리가 지향해야 하는 새로운 업무 방식에서는 모두 해결이 될 수 있습니다.
기존의 업무 방식이 이런 문제들이 있었구나 몇가지를 짚어 보았으니 약간 관점을 돌려 아래 문제도 한번 살펴보도록 하죠.

여러분이 업무를 수행할 때 필요한 것들이 무엇이 있는지 한번 살펴보겠습니다.

첫번째로 일단 이메일이 당연히 있어야겠죠.

어느 정도 규모가 있는 회사라면 당연히 메일서버도 구축해 놓고 고유한 도메인 이름으로 되어있는 본인 회사의 이메일주소를 사용하고 있겠지만, 소기업이나 1인 기업의 경우는 이메일 서버가 없기 때문에 무료로 제공되는 개인용 이메일을 쓰는 경우가 많이 있습니다.

그리고 대용량 첨부 파일 처리나 오래된 메일 보관 문제들 때문에 회사의 공식 이메일이 있더라도 무료로 제공되는 회사 외부의 메일 서비스를 함께 활용하는 경우도 많이 있습니다.

두번째로 요즘은 문서를 관리할 때 본인 로컬 디스크에만 저장하지는 않습니다.
여러 업체에서 제공하는 유료/무료 웹하드에 저장을 해서 활용하는 분들이 많으실 겁니다. 대표적으로 드롭박스나 구글 드라이브, 개인용 원드라이브... 이런 서비스들을 많이 활용하고 있습니다.

세번째로 업무상 메신저도 사용하고 있습니다.

엔터프라이즈 기업이라면 사내에서 사용하는 전용 메신저가 있겠으나, 특별히 그런 서비스를 쓰고 있지 않다면 카카오톡, 텔레그램, 페이스북 메신저 등을 사용하여 업무를 진행하는 경우도 많이 있습니다. 그렇지만 예를 들어 카카오톡을 업무용 메신저로 사용하고 계신다면 우리 회사의 중요한 업무 내용이 그대로 외부에 노출되고 있다는 위험을 감수하시고 계신겁니다.

결국 무료 서비스는 보안의 이슈가 있을 수밖에 없습니다. 하지만 회사에 사내 메신저가 구축이 되지 않는 이상 동료나 외부 파트너 업체와 업무를 진행하다보면 무료 메신저를 쓸 수밖에 없습니다. 업무 편의를 위해서라고는 합니다만... 일단 현재 상황은 이렇게 돌아가고 있습니다.

네번째로 화상회의 시스템입니다.

여러분의 회사가 글로벌 기업과 거래를 하거나 해외 지사가 있다면 화상회의를 자주 하고 계실 겁니다. 이 경우 만약 인프라를 자체적으로 구축한다면 소요되는 비용이 어마어마합니다. 그래서 큰 비용을 감당하기 어려운 곳은 스카이프 라든가 카톡에 포함된 보이스톡, 구글의 행아웃, 애플 페이스타임 등 무료서비스들을 사용해서 회의를 진행합니다.

다섯번째로 여러분들이 업무를 할 때 없어서는 안될 Word, Excel, PowerPoint와 같은 오피스 프로그램이 있습니다. 그런데 오피스 프로그램도 새로운 버전이 나올 때마다 새 버전을 구매하고 업그레이드 하느라 신경도 써야 하고 그 때마다 드는 비용도 만만치 않습니다.

마지막으로 우리 회사가 소기업이라면 그동안 열거한 모든 업무 관련 서비스와 프로그램을 사용할 때 네트워크 관련 문제라든가 서버관리 라든가 이런 관리적인 측면도 고려해야 할 텐데요, 소기업에서 이런 것들까지 완벽하게 시스템으로 구현해서 활용하기란 인건비, 하드웨어 구입비 등 비용적인 측면 때문에 쉽지 않습니다.
또한 IT 서비스 업무를 수행할 때에는 필요한 많은 서비스들이 추가적으로 있고 이에 수반되는 모든 서비스와 장비는 보안에 문제가 없도록 관리가 완벽하게 되어야 합니다.

따라서 현실적으로 이 모두를 빈틈없이 완벽히 처리하는 것은 불가능 하므로 이런 부분을 신뢰할 수 있는 업체에 위탁해 지원을 받는다면 조직의 IT 관련 업무를 수행하는데 아주 많은 도움이 될 것입니다.

Office 365가 도대체 무엇입니까?

지금까지 기존 업무 방식의 문제점과 우리가 업무를 수행할 때 필요한 많은 것들과 IT 업무 관련 애로사항을 살펴보았습니다.

처음에 "Office 365 가 무엇이냐? 에 대한 설명을 드리겠습니다" 라고 해놓고 장황하게 여기까지 왔네요.

이제 결론을 말씀드리자면, 지금까지 말씀드렸던 업무 방식의 문제점을 개선할 수 있고, 다양한 업무 프로그램과 서비스들을 한방에 해결할 수 있는 서비스가 바로 Office 365이다! 라는 것입니다.

그래서 정리해보면
Office 365는 조직에 필요한 Word, Excel, PowerPoint와 같은 여러분들이 잘 알고 있는 오피스 프로그램에서부터 업무에 필요한 이메일, 일정 그리고 문서 관리 및 문서 협업, 메신저, 화상회의를 원스톱으로 제공하고 또한 완벽한 보안도 지원하는 클라우드 서비스이기 때문에 "Office 365를 활용하면 언제 어디서나 내가 관련된 업무 문서에 접속하고 업무를 진행할 수 있습니다 !" 라는 것입니다.

아직도 강의차 회사를 방문하면 Office 365에 대해 이렇게 이해하고 있는 분들이 많이 계십니다. "Office 365는 온라인 상에서 사용하는 브라우저용 Word, Excel, PowerPoint 아니냐?" 라고 얘기하는 분들이 많이 있습니다.

기존의 Office라는 브랜드가 문서 작성을 위해서 우리가 늘 사용해왔던 Word, Excel, PowerPoint의 통합 제품을 지칭했기 때문에 어쩌면 당연한 결과일 수도 있습니다.

그렇지만 이제 Office 365는 Office 프로그램 뿐만 아니라 업무를 진행할 때 필요한 모든 서비스를 원스톱으로 제공하는 클라우드 서비스라고 다시 한번 강조 드립니다.

또한 Office 365는 완벽한 보안이 지원되는 클라우드 서비스로 언제 어디서나 시간과 장소에 구애없이 업무를 진행하도록 도와주는 여러분과 여러분이 속한 조직을 위한 스마트워크 솔루션입니다.

이상으로 "Office 365의 이해"란 주제로 오늘의 이야기를 풀어보았습니다.

다음 시간에는 Office 365에는 어떤 종류가 있고 가격은 어떻게 되는지 각각의 서비스의 구독 플랜(Plan)에 대해 살펴보겠습니다.

오늘 연재한 내용을 동영상으로도 시청하실 수 있습니다.
Office 365 도입을 위해 조직내 동료에게 전파하고자 하시는 분은 아래 유튜브 동영상 링크를 참고해 주시기 바랍니다.
https://youtu.be/aQ02DkE-N6I



연재되는 전체 아티클은 퓨쳐리스트(Futourists) 블로그를 통해서 살펴보실 수 있습니다.
https://www.futourists.net/blogs/office365

본 아티클과 관련된 토론은 페이스북과 링크드인의 "Office 365로 스마트한 조직 만들기" 그룹에서 진행합니다. 질문이나 의견을 남기실 분은 아래 그룹에 방문해 주시기 바랍니다.

- 페이스북 https://www.facebook.com/groups/officetutor13
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